Den Kundendienstbericht vor der Übergabe prüfen
Öffne den gespeicherten Bericht und kontrolliere Kundendaten, Einsatzdatum, Leistungen und Materialien. Ergänze verständliche Hinweise zu offenen Punkten oder empfohlenen Folgearbeiten. Fotos sollten zum Einsatz passen und die erfassten Unterschriften sichtbar sein.
Prüfe den Bericht möglichst direkt mit dem Kunden, solange sich Fragen zum Einsatz noch klären lassen. Anschließend kannst du das PDF herunterladen oder den Berichtslink senden.
- Kunde und Einsatzort stimmen mit dem Auftrag überein.
- Einsatzdatum, Zeiten und erbrachte Leistungen sind korrekt.
- Verwendete Materialien und relevante Messwerte sind nachvollziehbar beschrieben.
- Fotos zeigen den richtigen Einsatz; offene Punkte sind festgehalten.
- Erfasste Unterschriften und Namen passen zum Bericht.
PDF herunterladen und als Datei weitergeben
Wähle im gespeicherten Bericht „PDF“, um das Dokument zu öffnen und herunterzuladen. Du kannst es in deiner Ablage speichern oder mit deinem eigenen E-Mail-Programm als Anhang verschicken. Kontrolliere vor dem Versand, dass du die Datei des richtigen Kunden gewählt hast.
Ein einzelner PDF-Download ist auch im Free-Tarif verfügbar und enthält dort Fieldo-Branding. Dein eigenes Firmenlogo ist ab Starter verfügbar.
Servicebericht als PDF erstellen
Leistungen, Fotos und Unterschriften in einem verständlichen Bericht zusammenführen.
Berichtslink mit PDF-Download an Kunde und Büro senden
Für die Übergabe direkt aus Fieldo hinterlegst du eine E-Mail-Adresse beim Kunden und bei Bedarf die zentrale Berichts-E-Mail des Büros in den Einstellungen. Beim einzelnen Bericht wählst du Kunde, Büro oder beide als Empfänger.
Öffne „Per E-Mail senden“, prüfe die angezeigten Adressen und den vorgeschlagenen Betreff „Servicebericht“ mit Berichtsnummer. Ergänze bei Bedarf eine Nachricht und drücke „Jetzt senden“.
Die E-Mail enthält einen Berichtslink mit PDF-Download. Der Empfänger kann ihn ohne Fieldo-Konto öffnen. Wer den Link besitzt, hat Zugriff auf den Bericht; gib ihn deshalb nur an die vorgesehenen Empfänger weiter.
Empfänger, Betreff und Begleittext prüfen
Den E-Mail-Versand Schritt für Schritt vorbereiten und auslösen.
Was nach Unterschrift und Offline-Erfassung passiert
Die Unterschrift dokumentiert die Bestätigung im Bericht. Sie löst keine E-Mail aus. Du speicherst den Bericht und entscheidest anschließend, ob du das PDF herunterladen oder den Berichtslink senden möchtest.
Ab Starter kannst du neue Berichte im zuvor mit Internet geöffneten Formular offline erfassen. Öffne Fieldo später wieder mit Verbindung und prüfe die Übertragung in dein Konto. Den Berichtslink sendest du danach mit „Jetzt senden“; der E-Mail-Versand braucht eine Internetverbindung.
Versandstatus und erneute Übergabe
Nach erfolgreichem Versand zeigt Fieldo „Per E-Mail versendet“ und das letzte Versanddatum an. Das ist eine Sendebestätigung, keine Zustell- oder Lesebestätigung.
Wenn ein Kunde die Nachricht nicht findet, prüfe mit ihm die hinterlegte Adresse und den Empfang. Über „Erneut senden“ kannst du den Berichtslink nochmals verschicken. Das angezeigte Versanddatum bezieht sich dann auf den letzten erfolgreichen Versand.
Den gespeicherten Bericht findest du weiterhin in Fieldo. Das Büro kann ihn mit entsprechendem Zugang prüfen und für die Abrechnung verwenden. Die Rechnung erstellst du in deiner Buchhaltung oder Rechnungssoftware.
Checkliste für die PDF-Übergabe
- Bericht, Kundendaten und Einsatzdatum geprüft
- Leistungen, Materialien, Fotos und erfasste Unterschriften kontrolliert
- Offene Punkte verständlich dokumentiert
- PDF-Datei oder Berichtslink als Übergabeweg gewählt
- Für den Linkversand: Kunde, Büro oder beide und die Adressen geprüft
- Betreff und optionale Nachricht geprüft; „Jetzt senden“ gedrückt
- Sendemeldung kontrolliert und Empfang bei Bedarf direkt geklärt
PDF und Berichtslink für die Übergabe vor Ort
Mit Fieldo dokumentierst du den Einsatz mit Leistungen, Fotos und Kundenunterschrift. Den gespeicherten Bericht kannst du als PDF herunterladen. Für die Übergabe per E-Mail wählst du die Empfänger und sendest einen Berichtslink mit PDF-Download.
Fieldo passt, wenn …
- Techniker, die den Bericht direkt beim Kunden fertigstellen
- Büros, die vollständige Angaben für die Abrechnung benötigen
- Betriebe, die Kunden und Büro denselben Bericht übergeben möchten
Ein anderes Tool passt besser, wenn …
- Automatischer E-Mail-Versand ohne Sendeaktion
- PDF-Anhänge direkt aus dem Fieldo-Versandformular
- Rechnungsstellung innerhalb von Fieldo
Häufige Fragen
Wann wird der Bericht versendet?+
Du öffnest „Per E-Mail senden“, wählst die Empfänger und drückst „Jetzt senden“. Die Unterschrift oder das Übertragen eines offline erfassten Berichts lösen keinen E-Mail-Versand aus.
Erhält der Kunde einen PDF-Anhang oder einen Link?+
Die E-Mail aus Fieldo enthält einen Berichtslink mit PDF-Download. Braucht der Kunde einen Anhang, lade das PDF herunter und verschicke es mit deinem eigenen E-Mail-Programm.
Kann ich den Bericht an Kunde und Büro senden?+
Ja. Hinterlege eine E-Mail-Adresse beim Kunden und die zentrale Berichts-E-Mail des Büros in den Einstellungen. Im Versandformular wählst du Kunde, Büro oder Kunde und Büro.
Was passiert bei einem Sendefehler?+
Fieldo zeigt eine Fehlermeldung. Prüfe die Verbindung und die Empfängeradressen und versuche es erneut. Eine erfolgreiche Sendemeldung bestätigt weder die spätere Zustellung ins Postfach noch das Lesen der Nachricht.
Kann ich das PDF mit meinem Firmenlogo erstellen?+
Ab Starter kannst du dein Firmenlogo hinterlegen. Es erscheint im PDF. Im Free-Tarif enthält das Dokument Fieldo-Branding.
Was zeigt Fieldo zum Versand an?+
Nach erfolgreichem Versand zeigt Fieldo „Per E-Mail versendet“ und das letzte Versanddatum an. Daraus lässt sich keine Zustell- oder Lesebestätigung ableiten.
Kann ich den Bericht nochmals senden?+
Ja. Wähle im Bericht „Erneut senden“, prüfe Empfänger, Betreff und Nachricht und drücke „Jetzt senden“. Die Empfänger erhalten wieder den Berichtslink mit PDF-Download.
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