Was ein Regiebericht ist und wann er eingesetzt wird
Ein Regiebericht dokumentiert Arbeiten, die nach Aufwand abgerechnet werden – also nicht zum Pauschalpreis, sondern Stunde für Stunde. Typische Situationen: Reparaturen mit unklarer Ursache, Ergänzungsarbeiten am laufenden Bau, Kleinaufträge ohne detaillierte Leistungsbeschreibung.
Der Begriff variiert je nach Region und Branche. Regie, Regiebericht, Regiezettel, Regiearbeit – gemeint ist fast immer dasselbe: der Nachweis, dass der Techniker X Stunden vor Ort war, Y Material verbaut hat und der Kunde das bestätigt.
Entscheidend ist: Der Regiebericht ist kein Ersatz für die Rechnung. Er dokumentiert die Leistung, auf deren Grundlage das Büro die Abrechnung vorbereitet. Welche Angaben dafür erforderlich sind, hängt von Auftrag und betrieblichem Ablauf ab.
Was im Regiebericht stehen muss
Mindestinhalt eines Regieberichts: Datum und Einsatzort, Name des Technikers, geleistete Arbeitsstunden (Beginn und Ende), eingesetztes Material mit Menge, Kurzbeschreibung der ausgeführten Arbeit und Unterschrift des Kunden zur Bestätigung.
Optional, aber sinnvoll: Fahrtzeiten und Fahrtkosten, Wartezeiten, Fotos der ausgeführten Arbeit und ein Feld für Besonderheiten oder Folgearbeiten. Je detaillierter der Bericht, desto weniger Rückfragen bei der Rechnungsstellung.
Die Vorlage enthält keine Preise pro Stunde, keinen Gesamtbetrag und keine Zahlungsbedingungen. Diese Angaben gehören in die Rechnung oder in die dafür vereinbarte Unterlage. So bleibt im Regiebericht erkennbar, welche Leistung, Zeit und welches Material dokumentiert wurden.
Regiebericht-Vorlage als Excel-Datei herunterladen
Die kostenlose XLSX-Datei enthält zwei Tabellenblätter: eine leere Vorlage und ein ausgefülltes Beispiel. In der Vorlage markieren gelbe Felder die Eingaben. Das Beispielblatt enthält ausschließlich fiktive Angaben. Die Arbeitszeit wird aus Beginn, Ende und Pause berechnet; Fahrtzeit bleibt als eigene Angabe sichtbar.
Im Kopf stehen Auftragnehmer, Kunde, Einsatzort, Berichtsnummer, Auftragsnummer und Techniker. Danach folgen Arbeits- und Fahrtzeiten je Mitarbeiter, Material mit Menge und Verwendung, ausgeführte Arbeiten, offene Punkte und die Kundenbestätigung. Preise sind nicht enthalten, weil der Regiebericht die Leistung dokumentiert und keine Rechnung ersetzt.
Die Datei lässt sich mit Microsoft Excel, LibreOffice Calc oder nach dem Import in Google Sheets öffnen. Prüfe beim Öffnen in deinem Programm, ob Formeln neu berechnet wurden und die Darstellung unverändert bleibt.
- ohne Anmeldung als .xlsx-Datei herunterladen
- in Microsoft Excel, LibreOffice Calc oder nach dem Import in Google Sheets bearbeiten
- leere Vorlage und ausgefülltes Beispiel in einer Datei
- automatische Berechnung der Arbeitsstunden pro Mitarbeiter
- für den eigenen Betrieb frei anpassbare Felder und Materialeinheiten
Regiebericht-Vorlage als Excel-Datei herunterladen (.xlsx)
Leere Vorlage und ausgefülltes Stunden-/Materialbeispiel in einer bearbeitbaren Datei.
Personal, Zeit und Material in der XLSX-Datei
Die Vorlage legt Personal und Zeit nicht in einem Gesamtwert zusammen. Für jede mitarbeitende Person gibt es eine eigene Zeile mit Datum, Tätigkeit, Beginn, Ende, Pause und Fahrtzeit. So bleibt sichtbar, wer welche Arbeit ausgeführt hat.
Die Formeln in den acht Arbeitszeitzeilen berechnen die Arbeitszeit aus Beginn und Ende abzüglich der Pause in Minuten. Die Fahrtzeit wird separat summiert. Arbeiten zwei Personen parallel, ist die Summe der Mitarbeiterstunden größer als die reine Dauer des Einsatzes – genau das zeigt das fiktive Beispiel.
Für Material stehen acht Positionen mit Bezeichnung, Artikelnummer, Menge, Einheit, Einbauort oder Verwendung, Bemerkung und Beleg oder Foto bereit. In der Einheitenliste sind Stück, m, m², kg, l und Pauschale vorgesehen. Ergänze nur Einheiten, die zu deinem Betrieb und Auftrag passen.
| Bereich | Eintrag | Praktische Feldhilfe |
|---|---|---|
| Personal | Mitarbeiter und Tätigkeit je Zeile | Bei mehreren Personen je Person eine Zeile verwenden. |
| Zeit | Datum, Beginn, Ende, Pause, Fahrtzeit | Pause in Minuten und Fahrtzeit in Stunden getrennt eintragen. |
| Arbeitszeit | Berechnung und Summe | Formelzellen nicht überschreiben; bei ungewöhnlichen Zeiten Ergebnis prüfen. |
| Material | Bezeichnung, Artikelnummer, Menge, Einheit, Verwendung | Einbauort oder Verwendung ergänzt die reine Mengenangabe. |
Ausgefülltes Regiebericht-Beispiel: 4 Stunden und drei Materialpositionen
Das Tabellenblatt „Ausgefülltes Beispiel“ zeigt einen vollständig fiktiven Fall: Die Treppenhausbeleuchtung eines Mehrfamilienhauses ist ausgefallen. Zwei Techniker prüfen die Schaltung, tauschen ein defektes Installationsrelais und führen anschließend die Funktionskontrolle durch. Beginn, Ende und Pause stehen je Mitarbeiter in einer eigenen Zeile.
Zusammen ergeben sich 4,00 Mitarbeiterstunden: 2,50 Stunden von Lena Hoffmann plus 1,50 Stunden von Tobias Weber. Da beide zeitweise parallel arbeiten, unterscheidet sich diese Summe von der reinen Einsatzdauer. Zusätzlich sind insgesamt 1,00 Stunde Fahrtzeit und drei Materialpositionen dokumentiert.
| Bereich | Konkreter Eintrag | Nachweis |
|---|---|---|
| Arbeitszeit 1 | Lena Hoffmann · 07:30–10:15 Uhr · 15 Minuten Pause | 2,50 Stunden |
| Arbeitszeit 2 | Tobias Weber · 08:00–09:30 Uhr · keine Pause | 1,50 Stunden |
| Fahrtzeit | je 0,50 Stunde für beide Techniker | 1,00 Stunde |
| Material | 1 Installationsrelais, 8 Aderendhülsen, 1,50 m Leitung | Menge, Einheit, Einbauort und Fotobezug |
| Ergebnis | Relais ersetzt, Verdrahtung geprüft, alle Taster und Leuchten getestet | Treppenhausbeleuchtung arbeitet wieder ordnungsgemäß |
Korrekturen und Versionen in Excel nachvollziehbar halten
Korrigiere Arbeitszeit oder Material direkt im jeweiligen gelben Eingabefeld. Die berechneten Arbeitszeiten und Summen aktualisieren sich daraus. Prüfe danach Beginn, Ende, Pause und die Summen gemeinsam, besonders wenn ein Einsatz über Mitternacht ging oder eine Pause länger als erwartet war.
Die Datei enthält keine Änderungshistorie und schützt die Eingabefelder nicht vor jeder manuellen Überschreibung. Erstelle deshalb für jeden Bericht eine eigene Kopie und ändere die Beispielseite nicht als Arbeitsblatt. Bewahre nach einer Korrektur die zuletzt geprüfte Fassung mit eindeutigem Dateinamen auf.
Wenn du über die acht vorbereiteten Zeitzeilen hinausgehst, kopierst du Formel und Formatierung in eine weitere Zeile und kontrollierst die Summenbereiche. Halte den Grund einer Korrektur im Feld „Bemerkung“ oder in einer ergänzenden Notiz fest. Kundenseitige Bestätigungen sowie Archivierungs- und Aufbewahrungsregeln richtest du an Auftrag, Vertrag und deinen betrieblichen Vorgaben aus.
Regiebericht richtig formulieren: unklar und nachvollziehbar im Vergleich
Ein prüfbarer Regiebericht beschreibt nicht nur, dass gearbeitet wurde. Er nennt Bauteil, Ort, Tätigkeit, Menge und Ergebnis so konkret, dass Kunde und Büro den Eintrag ohne Rückfrage verstehen.
| Feld | Zu ungenau | Besser |
|---|---|---|
| Tätigkeit | Elektrik repariert | Defektes Installationsrelais in der Unterverteilung EG ersetzt |
| Arbeitszeit | ca. 4 Stunden | Lena Hoffmann 07:30–10:15 Uhr, 15 Minuten Pause; Tobias Weber 08:00–09:30 Uhr |
| Material | Kleinteile und Kabel | 8 Aderendhülsen 1,5 mm² und 1,50 m H07V-K 1,5 mm², verwendet in der Unterverteilung EG |
| Ergebnis | funktioniert wieder | Alle Taster und Leuchten geprüft; Treppenhausbeleuchtung arbeitet wieder ordnungsgemäß |
Regiebericht digital: Stärken und Grenzen von Fieldo
Fieldo bildet die Vor-Ort-Dokumentation ab. Du trägst Stunden, Material und Tätigkeiten direkt am Einsatz ein, hängst Fotos an, lässt den Kunden auf dem Display unterschreiben und gibst das PDF an Kunde oder Büro weiter. Fieldo erfasst eine Einsatzdauer je Bericht.
Eine getrennte Stundenaufstellung pro Mitarbeiter führst du bei Bedarf zusätzlich, etwa in der Excel-Vorlage.
Fieldo berechnet daraus keine Rechnung und ersetzt keine Buchhaltungssoftware. Stundensätze, Gesamtbeträge und Sammelrechnungen bearbeitest du in deinem gewohnten Werkzeug.
Im aktuellen Tarifvergleich sind PDF-Versand und Berichte in allen Tarifen enthalten. Arbeitszeit im Bericht, Foto-Annotation und Offline-Erfassung beginnen im Starter-Plan; der CSV-Export ist ab Pro enthalten. Alle enthaltenen Funktionen findest du in der Tarifübersicht.
Fieldo vs. Excel – der direkte Vergleich
Was Excel kann, was Fieldo kann – und wo die Grenze liegt, ab der Excel aufhört zu helfen.
Regiebericht, Leistungsnachweis und Rechnung – sauber trennen
Der Regiebericht dokumentiert die Leistung. Die Rechnung fordert die Zahlung. Beides gehört zusammen, ist aber nicht dasselbe. Ein Regiebericht mit Kundenunterschrift kann nachvollziehbar machen, welche Angaben beim Abschluss vorlagen und ob der Kunde sie bestätigt oder zur Kenntnis genommen hat.
Ein allgemeiner Leistungsnachweis bestätigt, welche vereinbarte Leistung erbracht wurde – auch bei einem Pauschalauftrag. Der Regiebericht ist spezieller: Er hält den tatsächlich angefallenen Aufwand mit Arbeits- und Fahrtzeiten sowie verbrauchtem Material fest. Genau diese Angaben bilden später die Grundlage für die Abrechnung nach Aufwand.
In der Praxis läuft es oft so: Der Techniker schließt den Regiebericht direkt am Einsatz ab, der Kunde unterschreibt, das PDF landet im Büro. Die Sachbearbeiterin zieht daraus die Rechnungsposition – Stunden, Material, Fahrt – und stellt die Rechnung in der Buchhaltungssoftware.
Ein vollständiger Regiebericht erleichtert die spätere Prüfung. Fehlt eine Stunde oder ein Materialposten, muss jemand nachfragen; deshalb sollten die Angaben möglichst direkt am Einsatz geprüft werden.
Leistungsnachweis Vorlage – Abgrenzung zum Regiebericht
Wann ein Leistungsnachweis reicht und wann du den vollständigen Regiebericht brauchst.
Regiebericht mit Unterschrift als Nachweis
Die Kundenunterschrift hält fest, dass der ausgefüllte Bericht vorgelegt wurde und die Angaben zur Kenntnis genommen oder bestätigt wurden. Ob und wie sie für eine konkrete Abrechnung verwendet wird, hängt von Auftrag, Vereinbarung und dem jeweiligen Fall ab.
Bei späteren Rückfragen kann ein unterschriebener Regiebericht die Angaben zu Zeit, Material und Tätigkeit besser einordnen. Die Unterschrift allein entscheidet jedoch nicht über jede fachliche oder vertragliche Frage.
In Fieldo unterschreibt der Kunde auf dem Gerät. Prüfe und ergänze den Bericht vor der Unterschrift. Für spätere Änderungen hältst du eine neue Fassung oder einen Korrekturbericht fest.
Regiebericht: Wann Excel besser ist, wann Fieldo besser ist
| Aufgabe | Excel passt besser | Fieldo passt besser |
|---|---|---|
| Komplexe Kostenaufstellung | Formeln, Stundensätze, Gesamtbeträge | Nicht vorgesehen |
| Mehrere Gewerke in einem Dokument | Tabellenstruktur flexibel anpassbar | Eher getrennte Berichte je Einsatz |
| Unterschrift vor Ort | Ausdrucken oder Zusatz-App nötig | Direkt auf dem Display |
| Fotos am Bericht | Umständlich einbetten | Direkt aus der Kamera anhängen |
| Mobile Erfassung am Einsatz | Fehleranfällig auf kleinem Display | Für Smartphone optimiert |
| Kundenhistorie | Manuell in Dateien suchen | Alle Einsätze pro Kunde abrufbar |
| PDF-Versand | Manuell exportieren und mailen | PDF nach Abschluss erzeugen und weitergeben |
Für wen Fieldo beim Regiebericht passt
Fieldo dokumentiert den Einsatz – Stunden, Material, Fotos, Unterschrift – und erzeugt daraus ein PDF. Die Rechnungsstellung bleibt in deiner Buchhaltungssoftware.
Wenn du heute Regieberichte auf Papier oder in Excel erstellst und immer wieder Probleme mit fehlenden Unterschriften, unklaren Stundenangaben oder Nacharbeit im Büro hast, ist Fieldo der richtige Ansatz.
Fieldo passt, wenn …
- Handwerksbetriebe mit Regiearbeiten nach Aufwand
- Teams, bei denen der Techniker vor Ort dokumentiert und unterschreiben lässt
- Betriebe, die Fotos als Nachweis an den Bericht hängen wollen
- Einmannbetriebe, die Regieberichte professionell abschließen wollen
- Teams mit mehreren Technikern und unterschiedlichen Einsatztypen
Ein anderes Tool passt besser, wenn …
- Betriebe, die aus dem Regiebericht direkt eine Rechnung mit Stundensätzen erzeugen wollen
- Großprojekte mit komplexer Gewerkekoordination und zentraler Kostenstelle
- Behörden-Formulare mit Pflichtfeldern, die von Prüfinstituten vorgegeben werden
Häufige Fragen
Ist die Regiebericht-Vorlage kostenlos und bearbeitbar?+
Ja. Die .xlsx-Datei lässt sich ohne Anmeldung herunterladen und in Microsoft Excel, LibreOffice Calc oder nach dem Import in Google Sheets bearbeiten. Sie enthält eine leere Vorlage und ein ausgefülltes Beispiel.
Was ist der Unterschied zwischen Regiebericht und Servicebericht?+
Ein Servicebericht dokumentiert einen Einsatz generell – Wartung, Reparatur, Installation. Ein Regiebericht ist spezifisch für Arbeiten, die nach Aufwand (Stunden und Material) abgerechnet werden. In der Praxis überschneiden sich beide Begriffe häufig.
Muss der Kunde den Regiebericht unterschreiben?+
Eine Unterschrift ist nicht für jeden Auftrag gleich geregelt. Sie kann festhalten, dass der Kunde die Angaben zu Stunden, Material und Tätigkeit gesehen oder bestätigt hat. Prüfe, was in deinem Auftrag oder Vertrag vereinbart ist.
Kann ich Fieldo direkt für die Rechnung nutzen?+
Nein. Fieldo erzeugt den Leistungsnachweis als PDF. Die Rechnung stellst du in deiner Buchhaltungssoftware aus. Der Fieldo-Bericht ist die Grundlage für die Rechnungsposition, ersetzt sie aber nicht.
Wie halte ich Fahrtzeiten im Regiebericht fest?+
Trage Fahrtzeiten als eigene Position ein – entweder in Minuten oder als Pauschale. Wichtig ist, dass du das konsistent machst und der Kunde weiß, was du abrechnest. Unklare Fahrtkostenpositionen sind ein häufiger Streitpunkt.
Was passiert, wenn der Kunde nicht unterschreiben will?+
Notiere im Bericht, dass keine Unterschrift geleistet wurde, und halte bekannte Gründe oder Einwände sachlich fest. Du kannst das PDF trotzdem an Kunde oder Büro weitergeben. Wie du mit einem Widerspruch weitergehst, richtet sich nach Auftrag und Vereinbarung.
Kann ich mehrere Techniker-Einsätze in einem Regiebericht zusammenfassen?+
Möglich, aber nicht empfehlenswert. Separate Berichte pro Techniker und Einsatztag sind klarer – für dich bei der Nachkalkulation und für den Kunden bei der Prüfung.
Wie lange muss ich Regieberichte aufbewahren?+
Die passende Aufbewahrungsfrist hängt davon ab, welchem Zweck der Bericht dient und welche steuerlichen, gesetzlichen oder vertraglichen Regeln für deinen Betrieb gelten. Lege die Frist mit deiner fachlichen oder steuerlichen Beratung fest und archiviere die jeweils maßgebliche Fassung.
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