Was GaLaBau-Betriebe dokumentieren mussen
Garten- und Landschaftsbau ist keine einzelne Tatigkeit – es ist ein breites Spektrum. Regelmassige Grunpflege, saisonaler Baumschnitt, Neupflanzungen, Wege- und Pflasterbau, Bewasserungsanlagen und Winterdienst haben alle ihre eigenen Anforderungen an die Dokumentation.
Bei der Grunpflege reicht die Leistungsbeschreibung 'Rasen mahen und Hecke schneiden' nicht aus. Der Auftraggeber – vor allem Hausverwaltungen mit mehreren Objekten – will wissen: Welches Objekt, welche Flache, welche Frequenz, welcher Zustand vor Ort. Ohne diese Angaben fehlt die Grundlage fur die Abrechnung und fur Gesprache uber Folgeauftrage.
Bei Neupflanzungen und Wegebau wird die Dokumentation noch wichtiger. Welche Pflanzenarten wurden gesetzt? Welche Menge? Welches Pflastersystem? Wo genau auf dem Grundstuck? Fotos mit GPS-Referenz sind hier nicht nur Nachweis – sie sind auch die Grundlage fur spatere Pflegetermine oder Erweiterungen.
Winterdienst ist ein Sonderfall: Hier drohen Haftungsfragen. Ob ein Weg geraumt und gestreut war, muss im Zweifel belegt werden. Datum, Uhrzeit, eingesetztes Material, behandelte Flache – das sind keine netten Extras, sondern der Nachweis, dass die Verkehrssicherungspflicht erfullt wurde.
Vorher-Nachher-Fotos: der Hauptnachweis im GaLaBau
Kein anderes Gewerk lebt so stark von der visuellen Dokumentation wie der Garten- und Landschaftsbau. Das Ergebnis eines Baumschnitts lasst sich beschreiben – aber ein Foto zeigt in Sekunden, was Worte in Absatzen nicht transportieren.
Vorher-Fotos schutzen den Betrieb. Wenn ein Auftraggeber nach einem Einsatz behauptet, ein Schaden sei durch die Arbeit entstanden, ist das Vorher-Foto das entscheidende Argument. Ohne es ist es Aussage gegen Aussage – mit ihm ist der Zustand vor dem Einsatz belegt.
Nachher-Fotos schutzen den Anspruch. Wer saubere Ergebnisse liefert, soll dafur auch bezahlt werden. Wenn ein Auftraggeber bei der Nachkalkulation zweifelt, ob der Baumschnitt wirklich so aufwandig war wie in Rechnung gestellt, sprechen Fotos fur sich. Das gilt besonders bei Auftragsvolumen, die uber Jahresvertrage abgerechnet werden.
Der Fehler vieler Teams: Die Fotos werden gemacht, aber nicht strukturiert. Fotos liegen auf dem Smartphone, nicht im Bericht. Am Ende des Tages weiss niemand mehr, welches Foto zu welchem Objekt gehort. Ein digitaler Bericht, der Fotos direkt dem Einsatz zuordnet, lost genau dieses Problem – ohne zusatzlichen Aufwand.
Fotodokumentation im Handwerk – wie es richtig geht
Warum Fotos im Servicebericht Pflicht sind und wie du sie direkt am Einsatzort sicher dem richtigen Auftrag zuordnest.
Auftraggeber im GaLaBau: unterschiedliche Anforderungen
Wer im GaLaBau fur Kommunen arbeitet, kennt Vergabeunterlagen, Leistungsverzeichnisse und Nachweispflichten. Die Dokumentation muss zur Ausschreibung passen – bestimmte Felder, bestimmte Nachweise, manchmal ein spezifisches Format. Wer hier mit einem handschriftlichen Zettel ankommt, hat schlechte Karten.
Hausverwaltungen arbeiten mit Rahmenvertragen und prufen Leistungsnachweise gegen vereinbarte Intervalle. Ein Servicebericht, der Datum, Objekt, erbrachte Leistung und Fotos enthalt, macht diese Prufung einfach. Fehlt der Nachweis, wird nachgefragt – oder, schlimmer, die Leistung wird pauschal in Frage gestellt.
Privatkunden sind direkter: Ihnen genugt oft ein ubersichtlicher Bericht mit Fotos und Unterschrift. Aber gerade hier zahlt Professionalitat. Ein PDF per E-Mail nach dem Einsatz hinterlasst einen anderen Eindruck als ein Zettel unter der Turmatte. Das wirkt auf Empfehlungen – und damit auf neue Auftrage.
Fur Betriebe, die alle drei Auftraggebertypen bedienen, ist eine flexible Berichtsvorlage entscheidend. Nicht jeder Einsatz braucht denselben Detailgrad – aber jeder Bericht braucht dieselben Kernfelder. Eine digitale Vorlage, die sich anpassen lasst, ist hier die praktischste Losung.
GPS-Standort und Zeit: Nachweis ohne Diskussion
Im Winterdienst und bei Flachenpflege auf Abruf ist der Zeitnachweis kritisch. Wer behauptet, um 5:30 Uhr geraumt zu haben, muss das belegen konnen. GPS-Koordinaten und Zeitstempel im Bericht liefern genau das – unverandert und direkt aus dem Gerat.
Bei grossen Objekten mit mehreren Teilflachen hilft der GPS-Standort auch intern. Techniker konnen belegen, welche Bereiche sie bearbeitet haben, ohne umstandlich Zeichnungen beizulegen. Das erleichtert die interne Kontrolle und schafft Vertrauen beim Auftraggeber.
Nicht jeder Auftraggeber fragt nach GPS-Daten – aber wer sie hat, hat einen Vorteil. Im Streitfall ist ein Zeitstempel aus der App schwerer angreifbar als eine handschriftliche Zeitangabe auf einem Papier. Der Nachweis entsteht automatisch, ohne dass der Techniker daran denken muss.
Wichtig: GPS-Standorte im Bericht ersetzen keine Stundenzettel und keine Lohnerfassung. Sie sind ein zusatzlicher Nachweis fur den Ort und den Zeitpunkt der Tatigkeit – nicht mehr, nicht weniger. Das Lohnthema gehort in ein anderes System.
Fieldo im GaLaBau-Einsatz: Ablauf in der Praxis
Der Techniker kommt zum Objekt, offnet Fieldo, wahlt den Kunden aus der Liste. Adresse, Ansprechpartner, Vertragsnummer – alles ist hinterlegt. Er wahlt die Berichtsvorlage fur den Einsatztyp: Grunpflege, Baumschnitt, Winterdienst. Dann geht es los.
Vorher-Foto machen, Einsatz durchfuhren, Nachher-Foto machen. Leistungen eintragen, Material vermerken, Zeit erfassen. Alles passiert in einem Ablauf, direkt in der App. Kein Notizzettel, kein spateres Abtippen, kein Raten, welches Foto zu welchem Auftrag gehort.
Am Ende unterschreibt der Auftraggeber auf dem Display – oder der Bericht geht ohne Unterschrift raus, wenn niemand vor Ort ist. Das PDF wird automatisch erzeugt und per E-Mail versendet. Der Techniker fahrt zum nachsten Objekt. Das Buro sieht den fertigen Bericht in Echtzeit.
Fur Betriebe mit mehreren Technikern bedeutet das: Alle Berichte sehen gleich aus, alle Fotos sitzen richtig, alle Pflichtfelder sind ausgefullt. Nicht weil jeder Techniker disziplinierter ist als fruher – sondern weil die App es so vorgibt.
Servicebericht mit Fotos – direkt am Einsatzort
Wie Fotos fest in den Bericht integriert werden – ohne spateres Sortieren und ohne Zuordnungsfehler.
Digitaler Bericht vs. Papierprotokoll im GaLaBau
Papierprotokolle haben im GaLaBau eine lange Geschichte. Sie funktionieren – solange nichts schiefgeht. Sobald ein Auftraggeber einen Nachweis fordert, das Original nicht auffindbar ist oder ein Schaden strittig ist, endet die Gutlaunigkeit schnell.
Der Medienbruch ist das Grundproblem. Papier wird ausgefullt, ins Buro gebracht, abgetippt, gescannt, abgelegt. An jedem Ubergabepunkt konnen Fehler entstehen oder Informationen verloren gehen. Fotos sind meistens separat und werden manchmal gar nicht mehr zugeordnet.
Ein digitaler Bericht schliesst diesen Kreis. Der Bericht entsteht direkt vor Ort, Fotos sitzen im richtigen Einsatz, das PDF geht automatisch raus. Das Buro hat sofortigen Zugriff. Der Ordner entfallt. Die Sucharbeit entfallt. Das bleibt.
Fur GaLaBau-Betriebe, die heute noch mit Papier oder Excel arbeiten, ist der Umstieg selten ein grosses Projekt. Oft reicht es, mit einem Techniker zu starten, eine Woche lang echte Einsatze zu dokumentieren – und dann zu vergleichen, wie viel Nacharbeit weggefallen ist.
GaLaBau-Servicebericht: Was rein muss
- Kundenname und Objektadresse (bei Hausverwaltungen: genaue Einheit oder Bereich)
- Datum und Uhrzeit des Einsatzes (Beginn und Ende)
- Einsatztyp: Grunpflege, Baumschnitt, Neupflanzung, Wegebau, Bewasserung, Winterdienst
- Beschreibung der erbrachten Leistungen (konkret, nicht generisch)
- Eingesetztes Material und Menge (z. B. Pflanzenarten, Streumittel, Pflastersteine)
- Vorher-Foto: Zustand vor dem Einsatz
- Nachher-Foto: Ergebnis nach dem Einsatz
- Besonderheiten oder Schaden, die vor dem Einsatz bereits vorhanden waren
- GPS-Standort oder Objektnummer bei Flachen- und Winterdiensteinsatzen
- Unterschrift des Auftraggebers oder Vermerk 'Unterschrift nicht moglich' mit Grund
Fur wen Fieldo im GaLaBau passt
Fieldo ist kein ERP und kein Projektverwaltungstool. Es ist eine App fur den Einsatzabschluss: Bericht fertig machen, Fotos rein, unterschreiben lassen, PDF rausschicken.
Wenn du im GaLaBau Nachweise fur Auftraggeber brauchst, Vorher-Nachher-Fotos strukturiert ablegen willst und Nacharbeit im Buro vermeiden mochtest – dann passt Fieldo.
Fieldo passt, wenn …
- GaLaBau-Betriebe mit 1–20 Technikern im Aussendienst
- Einsatze mit Foto-Nachweis fur Kommunen, Hausverwaltungen oder Privatkunden
- Winterdienst-Betriebe mit Haftungs- und Zeitnachweis-Anforderungen
- Teams, die heute mit Papier oder Excel dokumentieren und Nacharbeit abbauen wollen
- Einmannbetriebe, die professionelle PDFs direkt nach dem Einsatz versenden wollen
Ein anderes Tool passt besser, wenn …
- Grossbetriebe mit eigenem ERP, das Einsatzdokumentation bereits vollstandig abbildet
- Betriebe, die behordliche Spezialformulare mit Pflichtfeldern externer Stellen einreichen mussen
- Reine Planungsbetriebe ohne Aussendiensteinsatze
Häufige Fragen
Kann ich verschiedene Vorlagen fur verschiedene Einsatztypen anlegen?+
Ja. In Fieldo kannst du mehrere Vorlagen anlegen – zum Beispiel eine fur Grunpflege, eine fur Baumschnitt und eine fur Winterdienst. Der Techniker wahlt beim Start des Berichts die passende Vorlage.
Wie viele Fotos kann ich pro Bericht anhangen?+
Es gibt keine starre Obergrenze. Du kannst Vorher-Fotos, Nachher-Fotos und Detailaufnahmen direkt aus der Kamera im Bericht ablegen. Alle Fotos bleiben dem Einsatz zugeordnet.
Was passiert, wenn der Auftraggeber nicht vor Ort ist?+
Du kannst den Bericht auch ohne Unterschrift abschliessen und das PDF trotzdem per E-Mail versenden. Im Bericht kann vermerkt werden, dass keine Unterschrift eingeholt werden konnte.
Funktioniert Fieldo auch auf Grundstucken ohne Mobilfunkempfang?+
Ja. Fieldo arbeitet offline. Der Bericht wird lokal gespeichert und synchronisiert sich automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Das PDF wird dann erzeugt und versendet.
Kann ich GPS-Koordinaten automatisch in den Bericht ubernehmen?+
Fieldo erfasst den Standort des Gerats beim Erstellen des Berichts. Das unterstutzt die Dokumentation bei Flachen- oder Winterdiensteinsatzen, wo der genaue Ort relevant ist.
Eignet sich Fieldo fur Rahmenvertrage mit Hausverwaltungen?+
Ja. Du kannst Kunden mit mehreren Objekten anlegen und jeden Einsatz dem richtigen Objekt zuordnen. Die Berichte lassen sich danach nach Objekt oder Datum filtern und abrufen.
Muss ich alle Techniker gleichzeitig umstellen?+
Nein. Du kannst mit einem Techniker starten, den Ablauf testen und dann die anderen nachziehen. Es gibt keinen Zwang zur Vollumstellung – parallel zu Papier ist moglich.
Jetzt selbst ausprobieren.
Kostenfrei starten, ersten Kunden anlegen und den ersten digitalen Bericht mit Foto, Unterschrift und PDF erstellen.