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Serviceberichte an Kunden und Büro weitergeben

Der Einsatz ist dokumentiert. Jetzt brauchen Kunde und Büro die passenden Unterlagen. Mit Fieldo lädst du den Bericht als PDF herunter oder sendest ihn per E-Mail. Für Auswertungen im Büro gibt es ab Pro den CSV-Export.

Du kannst mit deiner bisherigen Bürosoftware weiterarbeiten. Hier siehst du, welche Angaben Fieldo übergibt und wie du den passenden Weg auswählst.

Beispiel-PDF öffnen Übergabewege vergleichen

Das PDF enthält fiktive Beispieldaten. Du kannst es ohne Anmeldung öffnen.

Ein Bericht. Drei Übergabewege.

Welcher Export passt zu deiner Aufgabe?

Ein Kunde braucht meist den einzelnen Einsatzbericht. Das Büro möchte zusätzlich mehrere Einsätze überblicken. PDF und CSV erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben.

Format, Inhalt, Empfänger und Voraussetzungen der Fieldo-Exporte
ÜbergabewegFormatInhaltEmpfängerVoraussetzungen
PDF herunterladenPDFEinzelner Bericht mit erfassten Arbeiten, Material, Fotos und UnterschriftenKunde, Büro oder eigene AblageIn allen Tarifen; eigenes Firmenlogo ab Starter
Per E-Mail sendenLink zum Bericht mit PDF-DownloadEinzelner Bericht mit eigener NachrichtKunde, zentrale Büro-Adresse oder beideIn allen Tarifen; Empfängeradresse und Internetverbindung erforderlich
Berichtsübersicht exportierenCSVBerichtsdaten als Tabelle, ohne Fotos und UnterschriftenBüro, Tabellenprogramm oder eigene AuswertungAb Pro; Auswahl nach Berichtsfiltern und Zugriffsrechten

Im Free-Tarif enthalten PDFs das Fieldo-Branding. Die aktuellen Funktionen und Mengen findest du im Tarifvergleich.

PDF: den einzelnen Einsatz weitergeben

Öffne den gespeicherten Bericht und wähle „PDF“. Das Dokument fasst die erfassten Leistungen, Material, Fotos und Unterschriften zusammen. Lade es für die Projektablage herunter oder füge es einer eigenen E-Mail bei.

Prüfe vor dem Abschluss den Kunden, das Einsatzdatum und offene Arbeiten. Eine Unterschrift schließt die Bearbeitung ab. Auch bereits versendete Berichte können nicht überschrieben werden. Dokumentiere notwendige Ergänzungen in einem neuen Bericht.

Für eine klare Ablage eignet sich die Berichtsnummer zusammen mit dem Einsatzdatum. Bewahre die Originaldatei auf. Wenn das Büro Werte in eine andere Anwendung übernimmt, bleibt das PDF als zugehöriger Einsatznachweis auffindbar.

Servicebericht-Vorlage ausprobieren

E-Mail: Kunde und Büro informieren

Beim Kunden hinterlegst du die Empfängeradresse. Die zentrale Adresse deines Büros trägst du in den Einstellungen als Berichts-E-Mail ein. Vor dem Versand wählst du Kunde, Büro oder beide und kannst Betreff und Nachricht anpassen.

Die E-Mail enthält einen Link zum Bericht mit PDF-Download. Der Empfänger braucht dafür kein Fieldo-Konto. Nach erfolgreichem Versand zeigt Fieldo das Versanddatum an. Das bestätigt den Versand, aber nicht, dass die Nachricht bereits gelesen wurde.

Prüfe die Adressen vor dem Senden. Wer den Berichtslink erhält, kann den Bericht ohne Anmeldung öffnen. Leite ihn deshalb nur an Personen weiter, die den Inhalt benötigen. Über die hinterlegte Antwortadresse können Empfänger deinem Betrieb antworten.

PDF und E-Mail Schritt für Schritt

CSV: mehrere Berichte im Büro auswerten

Ab Pro exportierst du Berichte aus der Berichtsübersicht. Grenze die Auswahl vorher nach Zeitraum, Kunde oder Status ein. Administratoren können zusätzlich nach Mitarbeitern filtern. Techniker erhalten nur Berichte, denen sie zugeordnet sind.

Die Datei enthält elf Spalten: Berichtsnummer, Einsatzdatum, Kunde, Mitarbeiter, Status, Startzeit, Endzeit, Dauer in Minuten, Leistungen, Material und Versanddatum. Fotos und Unterschriften sind nicht Teil der CSV. Öffne dafür den jeweiligen PDF-Bericht.

Fiktives Beispiel: Ausschnitt aus einer Berichtsübersicht
BerichtnummerKundeStatusDauer (Min)Leistungen
SB-2026-0042Muster Gebäudetechnik GmbHErledigt80Wartung Heizungsanlage
SB-2026-0043Beispielbetrieb WestNacharbeit45Störung geprüft; Ersatzteil erforderlich

In Excel oder einem anderen Tabellenprogramm öffnen

Importiere die Datei als CSV. Falls alle Angaben in einer Spalte erscheinen, wähle das Semikolon als Trennzeichen. Die Datei verwendet UTF-8 für Umlaute und ß. Vergleiche nach dem Import einen Datensatz mit dem Bericht. Kontrolliere Datum, Berichtsnummer und Minuten, bevor du daraus eine Auswertung erstellst.

Für die weitere Bearbeitung vorbereiten

Arbeite in einer Kopie der Exportdatei. So bleibt die ursprüngliche Ausgabe erhalten. Leistungen und Material sind Texte; daraus entstehen keine fertigen Rechnungspositionen. Eine Einsatzdauer ersetzt auch keine getrennte Stundenaufstellung je Mitarbeiter. Prüfe benötigte Ergänzungen deshalb vor der Übernahme ins Büroprogramm.

Mit der bisherigen Bürosoftware weiterarbeiten

Fieldo erstellt Einsatzberichte. Angebote, Rechnungen, Buchhaltung und Lagerverwaltung erledigst du weiterhin in deiner dafür vorgesehenen Software. Das PDF liefert den dokumentierten Einsatz, die CSV eine Übersicht über mehrere Berichte.

Direkte Verbindungen zu DATEV, Lexware Office, sevdesk, Zapier oder Make stehen derzeit nicht zur Verfügung. Prüfe mit dem Büro, welche Angaben es braucht und ob eine Datei übernommen werden kann. Ein CSV-Download allein gleicht keine Kundendaten oder Rechnungen zwischen Programmen ab.

Berichte und Rechnungen im Arbeitsalltag trennen

Checkliste für den Wechsel von Word oder Excel

  1. Angaben festlegen. Nimm einen bisherigen Bericht. Markiere, was Kunde und Büro tatsächlich benötigen: Auftrag, Arbeiten, Material, Zeiten und offene Punkte.
  2. Vorlage anpassen. Wähle eine passende Fieldo-Vorlage und ergänze die Prüfpunkte deines Betriebs.
  3. Einen Einsatz durchspielen. Erstelle einen Bericht mit Beispieldaten. Prüfe das PDF und ab Pro auch die CSV gemeinsam mit dem Büro.
  4. Empfänger und Ablage klären. Hinterlege die Büro-Adresse und vereinbare, wo exportierte Dateien abgelegt werden.
  5. Neue und alte Berichte zuordnen. Lege einen Starttermin fest. Bewahre frühere Word-, Excel- und PDF-Berichte in deiner bisherigen Ablage auf.

Du brauchst Unterstützung bei einem größeren Datenbestand? Besprich den Datenimport mit uns, bevor du den Wechsel planst.

Häufige Fragen

Kann ich Serviceberichte aus Fieldo exportieren?+

Ja. Einen einzelnen Bericht kannst du als PDF herunterladen. Über den E-Mail-Versand erhält der Kunde, das Büro oder beide einen Link zum Bericht. Ab Pro kannst du zusätzlich die Berichtsübersicht als CSV herunterladen.

Ist der CSV-Export eine vollständige Datensicherung?+

Nein. Die CSV enthält tabellarische Berichtsdaten, darunter Kunde, Einsatzdatum, Mitarbeiter, Status, Zeit, Leistungen und Material. Fotos, Unterschriften, PDF-Dateien und vollständige Kundenstammdaten sind darin nicht enthalten. Bewahre benötigte PDFs zusätzlich auf.

Verschickt Fieldo das PDF als E-Mail-Anhang?+

Die E-Mail enthält einen Link zum Bericht mit PDF-Download. Wenn dein Kunde ausdrücklich einen Anhang braucht, lade das PDF herunter und versende es mit deinem eigenen E-Mail-Programm.

Kann der Empfänger den Bericht ohne Fieldo-Konto öffnen?+

Ja. Der Link aus der Berichts-E-Mail lässt sich ohne Anmeldung öffnen. Wer den Link besitzt, kann den freigegebenen Bericht aufrufen. Prüfe daher die Empfängeradresse und gib den Link nur an die vorgesehenen Personen weiter.

Gibt es eine direkte Verbindung zu DATEV, Lexware Office oder sevdesk?+

Derzeit gibt es keine direkte Kundenschnittstelle zu diesen Programmen. Du kannst PDFs weitergeben und ab Pro CSV-Dateien herunterladen. Ob dein Büroprogramm eine solche Datei importieren kann, hängt von dessen Importformat und benötigten Feldern ab. Eine automatische Synchronisierung ist damit nicht verbunden.

Kann ich meine bisherigen Word- oder Excel-Berichte übernehmen?+

Ein automatischer Import bestehender Word- und Excel-Berichte steht nicht zur Verfügung. Für neue Einsätze kannst du eine Fieldo-Vorlage an deinen Ablauf anpassen. Bewahre frühere Berichte in deiner bisherigen Ablage auf. Einen größeren Datenimport kannst du vorab mit uns besprechen.

Weiterarbeiten

Vom ersten Bericht bis zur Ablage

Richte den Ablauf so ein, dass Techniker, Kunde und Büro die benötigten Informationen erhalten.

Berichte direkt vor Ort erfassenKunde auswählen, Arbeiten dokumentieren und unterschreiben lassen.Frühere Einsätze wiederfindenDie Berichte eines Kunden nach Einsatzdatum öffnen.PDF und E-Mail einrichtenBericht herunterladen, Empfänger wählen und Versand vorbereiten.Passenden Tarif findenPDF ab Free, eigenes Logo ab Starter und CSV ab Pro vergleichen.

Prüfe die Übergabe mit deinem ersten Bericht.

Erstelle einen Servicebericht mit Beispieldaten und öffne das PDF. Im 14-tägigen Pro-Test kannst du auch den CSV-Export mit deinem Büro ausprobieren.

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