Empfänger und Adressen vor dem Versand prüfen
Hinterlege die E-Mail-Adresse des Kunden im Kundenprofil. Soll das Büro Berichte erhalten, trägst du in den Einstellungen die zentrale Berichts-E-Mail ein. Dort kannst du auch einen Standard-Empfänger wählen: Kunde, Büro oder Kunde und Büro.
Beim einzelnen Bericht lässt sich diese Auswahl ändern. Prüfe deshalb vor dem Senden, ob der ausgewählte Kunde und die angezeigten Adressen zum Einsatz passen. Eine gespeicherte Adresse kann veraltet sein oder einen Tippfehler enthalten.
Ein eindeutiger Betreff und ein kurzer Begleittext
Fieldo schlägt „Servicebericht“ mit der Berichtsnummer als Betreff vor. Du kannst den Betreff vor dem Versand ändern, etwa um das Einsatzdatum oder den Einsatzort zu ergänzen. Die Berichtsnummer hilft dem Kunden und dem Büro, den richtigen Vorgang wiederzufinden.
Die optionale Nachricht ergänzt du für den einzelnen Versand. Eine kurze Einordnung reicht, zum Beispiel: „Hier ist der Bericht zu unserer heutigen Wartung. Den offenen Punkt zur Ersatzteilbestellung finden Sie unter Hinweise.“ Verwende nur Angaben, die tatsächlich zum Bericht gehören.
Für Rückfragen hinterlegst du in den Firmeneinstellungen deine Antwortadresse. Fieldo verschickt die Nachricht von hallo@fieldo.de; Antworten gehen an die hinterlegte Reply-To-Adresse.
Kundendienstbericht mit Fieldo per E-Mail senden
Prüfe vor der Übergabe die Leistungen, Fotos und erfassten Unterschriften. Beim Versand wird der PDF-Stand festgehalten. Die Empfänger erhalten einen Link zum Bericht und können das PDF dort herunterladen, ohne ein Fieldo-Konto anzulegen.
- Öffne den gespeicherten Bericht und wähle „Per E-Mail senden“.
- Wähle Kunde, Büro oder Kunde und Büro als Empfänger.
- Prüfe die angezeigten Adressen und den Betreff.
- Ergänze bei Bedarf eine Nachricht für diesen Versand.
- Drücke „Jetzt senden“ und kontrolliere die Rückmeldung.
Berichtslink oder PDF-Anhang?
Die E-Mail aus Fieldo enthält einen Berichtslink mit PDF-Download. Wer den Link besitzt, kann den Bericht ohne Anmeldung öffnen. Teile ihn deshalb nur mit den vorgesehenen Empfängern.
Braucht ein Kunde ausdrücklich einen PDF-Anhang, lade das PDF aus Fieldo herunter und verschicke es mit deinem eigenen E-Mail-Programm. Prüfe dabei die Datei und die Empfängeradresse vor dem Senden.
PDF, E-Mail und CSV im Überblick
Berichte herunterladen, per Berichtslink übergeben und ab Pro als CSV auswerten.
Was beim Offline-Einsatz passiert
Ab Starter kannst du neue Berichte im zuvor mit Internet geöffneten Formular offline erfassen. Die Angaben, Fotos und Unterschriften werden lokal gespeichert. Öffne Fieldo später wieder mit Verbindung und prüfe, ob der Bericht in dein Konto übertragen wurde.
Die Übertragung eines offline erfassten Berichts verschickt keine E-Mail an den Kunden. Öffne anschließend den gespeicherten Bericht, wähle die Empfänger und drücke „Jetzt senden“.
Offline-Erfassung vorbereiten
Formular vor dem Einsatz öffnen und ausstehende Berichte mit Verbindung übertragen.
Sendemeldung prüfen und bei Bedarf erneut senden
Nach erfolgreichem Versand zeigt Fieldo „Per E-Mail versendet“ und das letzte Versanddatum an. Das bestätigt den Versand, aber weder die Zustellung ins Postfach noch das Öffnen durch den Empfänger.
Zeigt Fieldo einen Sendefehler, prüfe die Verbindung und die Adressen und versuche es erneut. Hat ein Kunde die Nachricht nicht erhalten, kannst du über „Erneut senden“ die Empfänger prüfen und den Berichtslink nochmals verschicken. Bei wichtigen Übergaben klärst du den Empfang direkt mit dem Kunden.
Vor dem E-Mail-Versand prüfen
- Richtigen Bericht und Kunden geöffnet
- Leistungen, Fotos und Unterschriften geprüft
- Kunde, Büro oder beide als Empfänger gewählt
- E-Mail-Adressen auf Aktualität und Tippfehler geprüft
- Betreff mit Berichtsnummer und optionalem Begleittext geprüft
- Internetverbindung vorhanden; offline erfasster Bericht bereits übertragen
- „Jetzt senden“ gedrückt und Rückmeldung kontrolliert
Berichtslink direkt nach dem Einsatz übergeben
Mit Fieldo erfasst du Leistungen, Fotos und Unterschriften im Bericht. Nach dem Speichern wählst du die Empfänger und sendest ihnen einen Berichtslink mit PDF-Download. Kunde und Büro können den dokumentierten Stand darüber öffnen.
Fieldo passt, wenn …
- Teams, die Berichte direkt vor Ort fertigstellen
- Betriebe, die den Bericht an Kunden und eine zentrale Büro-Adresse senden
- Selbstständige, die PDFs herunterladen oder per Link übergeben möchten
Ein anderes Tool passt besser, wenn …
- E-Mail-Kampagnen und Newsletter
- CRM-Abläufe mit automatisierten Follow-ups
- Berichtsversand ohne eine bewusste Sendeaktion
Häufige Fragen
An welche Empfänger kann ich den Bericht senden?+
Du hinterlegst eine E-Mail-Adresse beim Kunden und bei Bedarf eine zentrale Berichts-E-Mail für das Büro. Beim Versand wählst du Kunde, Büro oder beide. Die E-Mail enthält jeweils den Berichtslink mit PDF-Download.
Wird der Bericht nach der Unterschrift automatisch verschickt?+
Du öffnest den gespeicherten Bericht, wählst „Per E-Mail senden“, prüfst die Empfänger und drückst „Jetzt senden“. Die Unterschrift allein löst keinen Versand aus.
Erhält der Kunde einen PDF-Anhang?+
Die E-Mail aus Fieldo enthält einen Berichtslink mit PDF-Download. Für einen PDF-Anhang lädst du die Datei herunter und verschickst sie mit deinem eigenen E-Mail-Programm.
Kann ich Betreff und Begleittext ändern?+
Ja. Im Versandformular kannst du den vorgeschlagenen Betreff bearbeiten und eine optionale Nachricht für diesen Versand ergänzen.
Was passiert ohne Internetverbindung?+
Ab Starter kannst du neue Berichte im zuvor mit Internet geöffneten Formular offline erfassen. Öffne Fieldo wieder mit Verbindung und prüfe, ob der Bericht übertragen wurde. Danach wählst du Kunde, Büro oder beide als Empfänger und löst den E-Mail-Versand mit „Jetzt senden“ aus. Die E-Mail enthält einen Berichtslink mit PDF-Download.
Beweist die Sendemeldung, dass der Kunde den Bericht erhalten hat?+
Die Rückmeldung bestätigt den erfolgreichen Versand. Sie bestätigt weder die Zustellung ins Postfach noch das Lesen der Nachricht. Bei Bedarf klärst du den Empfang direkt mit dem Kunden.
Kann ich den Bericht erneut senden?+
Ja. Öffne den Bericht und wähle „Erneut senden“. Prüfe die Empfänger, den Betreff und die Nachricht und drücke „Jetzt senden“.
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